Financieras

 

Contabilidad e integridad de Software

En Colombia, la gestión eficiente y efectiva de clínicas y hospitales depende cada vez

más del uso de herramientas tecnológicas avanzadas. La implementación de

software clínico y contable ha transformado significativamente el sector salud,

permitiendo mejorar la calidad del servicio, optimizar la eficiencia administrativa y

fortalecer la transparencia financiera.

Software Clínico

El software clínico juega un papel fundamental en la modernización del sector salud,

proporcionando herramientas para optimizar la atención al paciente, reducir errores

administrativos y garantizar la seguridad en el manejo de la información médica.

Sistemas de Gestión Clínica (HIS)

Son plataformas diseñadas para centralizar la gestión hospitalaria, desde la

administración de pacientes hasta la coordinación de recursos y servicios médicos. En

Colombia, algunos de los principales sistemas son:

Medesk: Ofrece soluciones completas que abarcan desde la administración

general hasta la atención clínica especializada, facilitando la gestión de

consultorios, hospitales y centros de salud.

Sistmed: Se especializa en la atención primaria, proporcionando herramientas

eficientes para clínicas pequeñas y medianas, optimizando procesos de

admisión, seguimiento y referencia de pacientes.

Desafíos del Software Clínico

A pesar de los beneficios del software clínico, su implementación enfrenta diversos

retos:

Seguridad de la información:

La protección de datos médicos es prioritaria, dado que se maneja información confidencial de los pacientes. Se requiere el cumplimiento de estándares como la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

Altos costos de implementación y mantenimiento:

La adquisición, actualización y soporte de estos sistemas puede representar una inversión significativa para clínicas y hospitales.

Capacitación del personal:

El uso efectivo del software requiere una formación continua para el personal de salud y administrativo, lo que demanda tiempo y recursos adicionales.

Dependencia de conectividad

Un funcionamiento óptimo del software clínico requiere acceso a internet estable, lo que puede representar un desafío en zonas con infraestructura tecnológica limitada.

La contabilidad en las instituciones de salud presenta particularidades específicas,

diferenciándose de otros sectores empresariales debido a su marco regulatorio

complejo y sus exigencias operativas. La correcta administración financiera en

clínicas y hospitales es clave para garantizar su estabilidad económica y sostenibilidad

a largo plazo.

Integración de Software Clínico y Contable

• Automatización de procesos administrativos y financieros, reduciendo la carga operativa y el riesgo de errores humanos.
• Mejora en la facturación y recaudo de cartera, optimizando los tiempos de pago y reduciendo la morosidad en el sistema de salud.
• Cumplimiento normativo y regulatorio, facilitando auditorías y reportes exigidos por las entidades de control.
• Generación de información útil y precisa, que respalde la toma de decisiones estratégicas y operativas en salud.
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FACTURACIÓN

El proceso de facturación en instituciones de salud es un procedimiento administrativo

esencial que permite el registro, cálculo y cobro de los servicios médicos prestados a

los pacientes. Su correcta ejecución garantiza la sostenibilidad financiera de los

hospitales y clínicas, facilitando la gestión de ingresos y asegurando el cumplimiento

de normativas fiscales y sanitarias. La facturación hospitalaria es un procedimiento

complejo que involucra múltiples áreas del hospital y actores como pacientes,

aseguradoras y entidades gubernamentales. A través de este proceso, se documentan

los servicios prestados, se codifican según estándares internacionales, se generan

facturas electrónicas y se realiza su posterior seguimiento para garantizar la

conciliación de pagos. Un sistema de facturación eficiente optimiza los tiempos

administrativos y minimiza objeciones o glosas que puedan afectar la liquidez de la

institución.

Componentes del Proceso de Facturación

Registro del Servicio

Cada servicio prestado al paciente debe ser documentado con precisión, incluyendo

diagnósticos, procedimientos realizados, insumos utilizados y medicamentos

administrados. La veracidad y exhaustividad de esta información son clave para evitar

objeciones en el proceso de cobro.

Codificación

Los servicios registrados se traducen en códigos estandarizados que permiten la

correcta facturación y reconocimiento de los procedimientos médicos. Los estándares

utilizados incluyen:

CIE-11: Clasificación internacional de las enfermedades, Para la clasificación de diagnósticos.

CUPS: Códigos Únicos de Procedimientos en Salud –depende de la normativa en Colombia.

Manual Tarifario SOAT y otros

estándares contractuales: Para la determinación de costos, gastos y precios.

CARTERA

El área de cartera en una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) es clave para la estabilidad financiera de la institución. Su labor consiste en gestionar los cobros a aseguradoras, pacientes y otras entidades, asegurando que los recursos ingresen a tiempo para cubrir los costos de la atención médica, los insumos y el funcionamiento del hospital o clínica.

¿Qué hace el área de cartera?

Facturación y cobro: Se encarga de emitir las facturas por los servicios prestados y de hacer seguimiento a los pagos.

Gestión de cuentas por cobrar: Controla el dinero que aún no ha sido pagado por aseguradoras, EPS, ARL y particulares.

Negociación de pagos: Establece acuerdos de pago con entidades o pacientes que tienen deudas pendientes.

Revisión y conciliación de cuentas: Verifica que los valores cobrados sean correctos y que no haya errores en la facturación.

Recuperación de cartera vencida: Actúa cuando hay pagos atrasados, haciendo gestiones para recuperar el dinero.

Análisis financiero: Evalúa la situación de la cartera para evitar acumulación de deudas y prevenir riesgos económicos.

Retos del área de cartera en una IPS

Moras y retrasos en pagos: Muchas veces, las aseguradoras o pacientes tardan en pagar, afectando el flujo de caja.

Errores en facturación: Un error en la facturación puede retrasar el pago y generar pérdidas económicas.

Conciliación con aseguradoras: Las EPS y ARL suelen poner trabas o demorar pagos, lo que requiere negociaciones constantes.

Normativas cambiantes: Las leyes de salud y facturación pueden cambiar, por lo que el área debe estar siempre actualizada.

Relación con los pacientes: Es importante hacer cobros sin afectar la confianza y la experiencia del usuario.

Importancia del Área de Cartera en una IPS

El área de cartera es vital para que el hospital funcione sin problemas. Si no se recuperan los pagos a tiempo, pueden faltar recursos para comprar medicamentos, pagar al personal o mantener los equipos médicos. Gracias a una gestión eficiente de cartera, la IPS puede seguir operando y ofreciendo una atención de calidad a los pacientes sin interrupciones.